Gérer les bases et les fichiers

Contributeur

La page « Bases de connaissances » (barre latérale) gère les documents que vos agents consultent pour répondre. Le parcours de création est décrit dans Créer une base de connaissances ; cette page est la référence complète.

Le rôle de la description

La description d’une base n’est pas décorative : elle est lue par les agents pour décider quand interroger cette base. Décrivez précisément son contenu et ses cas d’usage — et mentionnez la langue des documents si elle diffère de celle de l’entreprise : l’agent formulera ses recherches dans cette langue.

Le cycle de vie d’un fichier

Chaque fichier importé passe par un traitement automatique, suivi en direct dans le tableau (rafraîchi toutes les 5 secondes) :

Statut	Couleur	Et ensuite ?
En attente	Gris	Le fichier attend son tour.
En cours	Bleu	Découpage et indexation en cours.
Traité	Vert	Exploitable — l’infobulle indique le nombre de fragments indexés.
Échoué	Rouge	L’infobulle donne la raison ; le fichier est automatiquement désactivé et l’action « Retraiter » apparaît.

Deux sortes d’échec

Un fichier définitivement inexploitable (format non reconnu, PDF protégé, aucun texte) est retiré automatiquement de la base — la personne qui l’avait importé reçoit la notification « Fichier retiré automatiquement » avec la raison. Un échec technique passager laisse au contraire le fichier en statut « Échoué », prêt à être retraité.

Activer, désactiver un fichier

L’interrupteur « Actif » de chaque fichier l’inclut ou l’exclut de toutes les recherches (agents et testeur), sans supprimer son indexation : la réactivation est instantanée. Les lignes désactivées sont surlignées en rouge.

Points d’attention :

• une base sans aucun fichier actif ne peut plus être enregistrée (« Vous devez importer et activer au moins un fichier avant d’enregistrer. ») et disparaît des choix proposés aux agents ;
• l’interrupteur d’un fichier « Échoué » est verrouillé — retraitez-le d’abord.

Réindexer

Le bouton « Réindexer » (visible dès qu’il y a des fichiers) reconstruit toute la base : fragments supprimés, chaque fichier repasse « En attente ». À utiliser si un traitement semble s’être mal déroulé ou après un incident.

Télécharger, supprimer

• L’icône en regard du nom télécharge le fichier original.
• Supprimer un fichier retire la ligne, ses fragments et le fichier du stockage.
• Supprimer une base efface définitivement tous ses fichiers et leur indexation. Les agents qui l’utilisaient continuent de fonctionner — ils perdent simplement cette source. Contrairement aux identités, aucun blocage ne protège une base utilisée par un agent : vérifiez avant de supprimer.

Ce que reçoit l’agent

Lors d’une recherche, l’agent reçoit les 3 meilleurs fragments dépassant 50 % de similarité avec la question — chacun accompagné du fragment précédent et du suivant, pour le contexte. Le testeur de recherche rend ces seuils visibles.