Agent Gmail

Administrateur

L’agent « Gmail » (catégorie Mail — « Répond aux emails entrants dans une boîte Gmail. ») surveille votre boîte et transforme chaque e-mail en conversation Assilya. Il exige une connexion Gmail : sa carte reste grisée dans l’assistant tant qu’elle n’existe pas.

La réception : temps réel

Gmail pousse les nouveaux messages vers Assilya : la conversation apparaît quelques secondes après l’arrivée de l’e-mail, sans délai de relève. L’abonnement auprès de Google est posé automatiquement à l’activation de l’agent, renouvelé chaque jour, et retiré à sa désactivation — vous n’avez jamais à vous en occuper.

L’historique n’est pas importé

À l’activation, l’agent démarre à partir de maintenant : les e-mails déjà présents dans la boîte ne sont pas rejoués. C’est voulu — un canal de support démarre proprement. Même comportement après une réactivation.

Les paramètres Gmail

Champ	Rôle
Libellé à surveiller	Seuls les messages portant ce libellé sont traités (« Boîte de réception » par défaut). Astuce : un libellé dédié, alimenté par vos propres filtres Gmail, fait un excellent sas d’entrée. Déplacer manuellement un message dans ce libellé le soumet aussi à l’agent.
Libellé après traitement	Une fois la conversation répondue ou clôturée depuis Assilya, les messages d’origine reçoivent ce libellé et quittent la boîte de réception et le libellé surveillé. Laissez vide pour désactiver.
Priorité de routage	L’ordre d’examen quand plusieurs agents surveillent la même boîte : 1 passe avant 2, champ vide en dernier. Sans effet avec un seul agent.
Formats d’emails de notification	Les e-mails reçus des services sélectionnés (places de marché, transporteurs…) sont reconnus et lus selon leur format : le message du client est isolé du gabarit de notification, ses coordonnées et les références métier (numéro de commande, produit…) sont extraites et la conversation est regroupée — voir Amazon et ManoMano. Les références ne sont enregistrées que si un outil capable de les exploiter est activé sur l’agent. Vide pour désactiver.

Les listes de libellés sont vides ?

Les libellés sont lus depuis Gmail : ils n’apparaissent qu’une fois la connexion autorisée. Le libellé surveillé n’est pas proposé comme libellé de traitement (le message reviendrait à l’agent), et modifier le libellé surveillé met à jour l’abonnement Google immédiatement.

Filtrer ce que l’agent traite

Quatre champs à étiquettes contrôlent l’entrée :

• Expéditeurs autorisés / Expéditeurs exclus — adresses ou domaines (alice@acme.com ou acme.com). Correspondance exacte, sans tenir compte de la casse ; un domaine ne couvre pas ses sous-domaines.
• Mots-clés d’objet autorisés / exclus — recherche dans l’objet, sans tenir compte de la casse ni des accents.

L’exclusion prime toujours sur l’autorisation. Une liste d’autorisation vide accepte tout ; avec des mots-clés autorisés, un e-mail sans objet est ignoré. Ces filtres ne s’appliquent qu’au courrier entrant des clients, jamais aux réponses de votre équipe.

Plusieurs agents sur la même boîte

Vous pouvez créer plusieurs agents sur la même connexion Gmail et le même libellé surveillé — par exemple un agent spécialisé sur les réclamations et un agent généraliste pour le reste. Chaque e-mail est alors traité par un seul agent : le premier, par Priorité de routage croissante (1 avant 2, champ vide en dernier), dont les filtres correspondent. Si aucun agent ne correspond, l’e-mail est ignoré. Un agent sans aucun filtre accepte tout : placé en dernière priorité, il sert de rattrapage.

Répartir par libellé

Deux agents surveillant des libellés différents ne se partagent rien : chacun traite son flux. Un e-mail portant à la fois un libellé personnalisé et la boîte de réception peut être traité par les deux ; pour l’éviter, créez un filtre Gmail qui applique le libellé et archive le message (ignorer la boîte de réception).

Exclure un expéditeur en un clic

Un expéditeur indésirable s’écarte sans repasser par les réglages : depuis la page Messages, l’en-tête d’une conversation en attente ou clôturée propose aux administrateurs un bouton Exclure cet expéditeur. Après confirmation, l’adresse du contact rejoint les Expéditeurs exclus de l’agent et toutes ses conversations en cours sont fermées — les conversations déjà clôturées restent consultables. Le bouton ne s’affiche pas si l’adresse correspond déjà à un expéditeur autorisé ou exclu.

Ce qui se synchronise avec la boîte

Événement dans Assilya	Effet dans Gmail
Un opérateur ouvre la conversation	Les messages sont marqués lus.
Une réponse part (IA ou humaine)	Marqués lus + classés dans le libellé après traitement.
Conversation clôturée sans réponse	Idem.

Et dans l’autre sens : une réponse envoyée directement depuis Gmail (webmail ou client mail) est détectée immédiatement, rattachée à la conversation comme réponse humaine, et la conversation passe « Répondu » — l’IA ne double jamais votre réponse. Les brouillons sont ignorés tant qu’ils ne sont pas envoyés.

L’envoi des réponses

• Expéditeur : l’adresse de la boîte connectée ; nom affiché selon la règle habituelle (répondeur humain → identité de l’agent).
• Objet : celui saisi dans le composeur, sinon « Re: » + l’objet d’origine.
• La réponse s’insère dans le fil Gmail existant — côté client comme côté boîte, la conversation reste groupée.
• La signature (profil ou identité) est ajoutée automatiquement à l’envoi ; pièces jointes acceptées (10 fichiers, 10 Mo chacun, types usuels).