Créer une identité

Administrateur

L’identité définit la personnalité, le ton et le style de communication de vos agents. Chaque agent s’appuie sur une identité — et une même identité peut être partagée par plusieurs agents pour offrir une voix de marque cohérente sur tous vos canaux. Elle joue un double rôle :

• la persona de l’agent : prénom, rôle, ton, formalité… tout ce qui façonne la manière de s’exprimer ;
• l’expéditeur des e-mails : nom d’expéditeur et signature ajoutés aux réponses envoyées par e-mail.

Qui peut faire quoi ?

La création et la suppression d’une identité sont réservées aux Administrateur. Un Contributeur peut consulter et modifier les identités utilisées par les agents auxquels il a accès.

Accéder à la page

Ouvrez le menu utilisateur (avatar en haut à droite) puis « Identités », et cliquez sur « Créer une identité ».

Le formulaire

Section « Identité »

Champ	Obligatoire	Remarque
Prénom	Oui	Apparaît dans les salutations (ex. « Bonjour, je suis Claire »).
Type	Oui	Femme, Homme ou Robot — influence les accords grammaticaux.
Âge	Non	Nuance la manière de s’exprimer.
Rôle / métier	Non	Profession endossée par l’identité (ex. « Conseillère SAV »).
Avatar	Non	Image carrée, JPG ou PNG, 2 Mo maximum, avec recadrage intégré.
Description libre	Non	Personnalité : valeurs, centres d’intérêt, expertise, particularités.

Pas d’avatar ?

Sans image, Assilya génère automatiquement une pastille colorée avec l’initiale du prénom — la couleur est stable pour une même identité.

Section « Style de réponse »

Champ	Valeurs
Formalité	Tutoiement, Vouvoiement (par défaut), ou « S’adapter à l’utilisateur » avec un repli en vouvoiement ou en tutoiement.
Utilisation des émoticônes	De « Aucune » à « Très fréquente » (« Modérée » par défaut).
Tons	Multi-sélection dans un large catalogue (chaleureux, professionnel, empathique, dynamique, pédagogique…) — combinez-en deux ou trois pour définir la voix.

Section « Préférences »

Ces réglages concernent les réponses envoyées par e-mail :

• Nom d’expéditeur — nom affiché comme expéditeur des e-mails envoyés par l’agent. Laissez vide pour utiliser le prénom.
• Signature — ajoutée à la fin des réponses de l’agent. L’éditeur accepte liens, listes, gras… idéal pour une signature e-mail complète.

Qui signe quoi ? L’ordre de priorité

Quand un membre de votre équipe répond lui-même, ce sont ses préférences de profil (nom d’expéditeur, signature) qui priment ; à défaut, celles de l’identité s’appliquent. Quand l’agent répond seul, c’est toujours l’identité qui signe. Enfin, l’adresse e-mail d’envoi ne vient jamais de l’identité : c’est celle de la connexion (la boîte mail reliée à l’agent).

Cliquez sur « Enregistrer ». L’identité est créée active et devient immédiatement disponible pour vos agents.

Activer, désactiver, supprimer

Ces actions se font depuis la liste des identités :

• L’interrupteur « Active » active ou désactive l’identité. Une identité inactive n’injecte plus sa persona dans les réponses des agents.
• « Supprimer » demande confirmation — l’action est irréversible.

Pourquoi l’interrupteur est-il parfois grisé ?

Dès qu’une identité est utilisée par au moins un agent, sa désactivation et sa suppression sont bloquées : l’interrupteur est grisé et une infobulle liste les agents concernés. Retirez d’abord l’identité de la configuration de ces agents. La colonne « Agents » de la liste vous montre en un coup d’œil qui l’utilise.

Effet immédiat

Toute modification d’une identité est prise en compte dès la prochaine réponse des agents qui l’utilisent — aucune action supplémentaire n’est nécessaire.

Prochaine étape

Créez une base de connaissances pour donner à vos agents des réponses fiables et documentées. Référence complète de l’écran : Les identités.