Agent Boîte email (IMAP)

Administrateur

L’agent « Boîte email (IMAP) » (catégorie Mail — « Répond aux emails entrants d’une boîte mail générique via IMAP/SMTP. ») surveille un dossier de votre boîte et transforme chaque e-mail en conversation. Il exige une connexion IMAP / SMTP.

La réception : relève toutes les 5 minutes

La boîte est interrogée toutes les 5 minutes — le délai maximal entre l’arrivée d’un e-mail et son traitement est donc d’environ 5 minutes.

L’historique n’est pas importé

À l’activation de l’agent — comme après un changement de dossier surveillé — le point de départ est calé sur l’état actuel du dossier : les e-mails déjà présents ne sont pas rejoués. Désactiver puis réactiver l’agent des semaines plus tard ne déverse pas la période d’inactivité dans vos conversations : il repart de zéro, proprement.

Les paramètres de la boîte mail

Champ	Rôle
Dossier à surveiller	Seuls les messages de ce dossier sont traités (INBOX par défaut). Les dossiers apparaissent une fois la connexion fonctionnelle.
Dossier des messages envoyés	Renseignez votre dossier « Envoyés » pour que les réponses rédigées directement dans la messagerie soient synchronisées comme réponses humaines. Vide par défaut (désactivé).
Dossier après traitement	Une fois la conversation répondue ou clôturée depuis Assilya, le message d’origine est déplacé dans ce dossier. Vide par défaut (désactivé).
Priorité de routage	L’ordre d’examen quand plusieurs agents surveillent la même boîte : 1 passe avant 2, champ vide en dernier. Sans effet avec un seul agent.
Formats d’emails de notification	Les e-mails reçus des services sélectionnés (places de marché, transporteurs…) sont reconnus et lus selon leur format : le message du client est isolé du gabarit de notification, ses coordonnées et les références métier (numéro de commande, produit…) sont extraites et la conversation est regroupée — voir Amazon et ManoMano. Les références ne sont enregistrées que si un outil capable de les exploiter est activé sur l’agent. Vide pour désactiver.

Deux réglages qui s’annulent d’eux-mêmes

Choisir comme dossier de traitement — ou comme dossier des envoyés — le même dossier que celui surveillé revient à désactiver la fonction : Assilya refuse de créer une boucle. Choisissez toujours des dossiers distincts.

Filtrer ce que l’agent traite

Les quatre filtres communs aux canaux e-mail : Expéditeurs autorisés / exclus (adresses ou domaines, correspondance exacte insensible à la casse, sous-domaines non couverts) et Mots-clés d’objet autorisés / exclus (recherche dans l’objet, insensible à la casse et aux accents). L’exclusion prime toujours ; une liste d’autorisation vide accepte tout ; avec des mots-clés autorisés, un e-mail sans objet est ignoré. Ces filtres ne s’appliquent qu’au courrier entrant des clients.

Plusieurs agents sur la même boîte

Vous pouvez créer plusieurs agents sur la même connexion et le même dossier surveillé — par exemple un agent spécialisé sur les réclamations et un agent généraliste pour le reste. Chaque e-mail est alors traité par un seul agent : le premier, par Priorité de routage croissante (1 avant 2, champ vide en dernier), dont les filtres correspondent. Si aucun agent ne correspond, l’e-mail est ignoré. Un agent sans aucun filtre accepte tout : placé en dernière priorité, il sert de rattrapage. Deux agents surveillant des dossiers différents ne se partagent rien : chacun traite son flux.

Exclure un expéditeur en un clic

Un expéditeur indésirable s’écarte sans repasser par les réglages : depuis la page Messages, l’en-tête d’une conversation en attente ou clôturée propose aux administrateurs un bouton Exclure cet expéditeur. Après confirmation, l’adresse du contact rejoint les Expéditeurs exclus de l’agent et toutes ses conversations en cours sont fermées — les conversations déjà clôturées restent consultables. Le bouton ne s’affiche pas si l’adresse correspond déjà à un expéditeur autorisé ou exclu.

Ce qui se synchronise avec la boîte

Événement dans Assilya	Effet dans la boîte
Un opérateur ouvre la conversation	Messages marqués lus.
Une réponse part (IA ou humaine)	Marqués lus + déplacés dans le dossier après traitement.
Conversation clôturée sans réponse	Idem.

L’ingestion, elle, ne touche jamais l’état « lu » : un message n’est marqué lu que quand un humain l’a réellement consulté.

Dans l’autre sens, si le dossier des messages envoyés est renseigné : une réponse envoyée depuis votre messagerie est rattachée à la conversation comme réponse humaine et la passe « Répondu » — l’IA ne double jamais votre réponse. Le premier passage cale simplement le repère, sans importer l’archive d’envois.

L’envoi des réponses

• Par SMTP, depuis l’adresse de la boîte ; nom affiché selon la règle habituelle (répondeur humain → identité de l’agent).
• Objet : celui saisi dans le composeur, sinon « Re: » + l’objet d’origine ; la réponse s’enchaîne dans le fil de discussion du destinataire.
• Signature ajoutée automatiquement à l’envoi ; pièces jointes acceptées (10 fichiers, 10 Mo chacun, types usuels).

Pas de copie dans « Envoyés » ?

Selon votre serveur, les réponses envoyées par Assilya peuvent ne pas apparaître dans le dossier « Envoyés » de la boîte — la trace complète reste dans la conversation Assilya.